Положение о формировании и ведении личных дел сотрудников

  • подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о заключении (расторжении) брака, свидетельство о рождении детей и др.).
  • характеризующие деловые и личные качества работника (характеристики, отзывы, представления, аттестационные листы, биографические справки и др.).

Копии документов об образовании, копия приказа о приеме на работу (выписка), копии последующих приказов должны быть заверены работниками кадровой службы надлежащим образом. 

  1. Формирование и ведение личных дел 

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора и издания приказа о его приеме на работу.

Первоначально в личное дело группируются документы, содержащие персональные данные работника, в порядке, отражающем процесс приема на работу: заявление работника о приеме на работу или заключенный трудовой договор; характеристика-рекомендация (при наличии); копия приказа о приеме на работу; расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об его правах и обязанностях в этой области; расписка работника об ознакомлении его с локальными нормативными актами организации; внутренняя опись.

Все документы личного дела подшиваются в обложку  установленного образца (папка «ДЕЛО»); на обложке должны быть фамилия, имя, отчество работника.

Личному делу присваивается номер, который фиксируется в журнале учета личных дел. Номер личного дела проставляется в верхнем левом углу обложки дела.

В каждом личном деле ведется внутренняя опись, куда заносятся наименования всех подшитых документов, дата их включения в дело, количество листов, а также дата изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ, и причину изъятия. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится исключительно с разрешения руководителя организации. Внутренняя опись подписывается лицом, ее составляющим, с указанием даты составления.

Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке.

Не допускается включать в личное дело документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет) сроки хранения, например, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о семейном положении  и т.п.

Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.

Копии  документов об образовании заверяются личными подписями сотрудниками директора по персоналу или лица его замещающего после сверки их с подлинниками документов.

В дальнейшем личное дело пополняется документами, возникающими в процессе трудовой деятельности работника, к которой относятся:

  1. Аттестационные листы;
  2. Копии документов об утверждении в должности;
  3. Другие характеризующие и дополняющие материалы, перечисленные в разделе I. настоящего Положения.

Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами (например, копия свидетельства о браке).

Работник отдела кадров, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от принимаемого на работу работника документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указываемых сведений в соответствии с предъявленными документами.

III. Права и обязанности работника

Работник обязуется предоставлять персональные данные, соответствующие действительности.

Работник имеет право на:

  1. Полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
  2. Свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ;
  3. Определение своихпредставителейдля защиты своих персональных данных;
  4. Требование об исключении   или   исправлении  неверных    или неполных   персональных   данных. Персональные данные оценочного характера  работник  имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
  5. Требование об извещенииработодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
  6. I Учет, хранение и передача персональных данных работника 

Личные дела, в которых хранятся персональные данные работников, являются документами «Для внутреннего пользования».

Личное дело регистрируется, о чем вносится запись в «Журнал учета личных дел»[3].

В бухгалтерии хранятся личные дела работников, работающих в настоящее время.  Для этого используются специально оборудованные шкафы или сейфы.  Личные дела располагаются в порядке согласно их номерам либо в алфавитном порядке.

После увольнения работника в личное дело вносятся соответствующие документы (заявление о расторжении трудового договора, копия приказа о расторжении трудового договора), составляется окончательная опись, само личное дело оформляется и передается для хранения.

Личные дела работников, уволенных из организации, хранятся в архиве организации в алфавитном порядке.

Личные дела уволенных работников обязаны храниться в течение 75 лет.

                                                                                   

  Приложение 1                                                                                                                         

к Положению по личным  данным работника 

ВНУТРЕННЯЯ  ОПИСЬ    ДОКУМЕНТОВ   ДЕЛА

№ п/п  Индекс документа Дата документа Заголовок документа № листов дела Примечание
1 2 3 4 5 6
1. Копия паспорта
2. Копия страхового свидетельства
3. Копия диплома
4. Заявление о приеме на работу
5. Приказ о приеме на работу
6. Трудовой договор
7. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности
8. Личная карточка

 

Приложение  2

Расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также о его правах и обязанностях в этой области[2];

 

Поделиться в соцсетях