- подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о заключении (расторжении) брака, свидетельство о рождении детей и др.).
- характеризующие деловые и личные качества работника (характеристики, отзывы, представления, аттестационные листы, биографические справки и др.).
Копии документов об образовании, копия приказа о приеме на работу (выписка), копии последующих приказов должны быть заверены работниками кадровой службы надлежащим образом.
- Формирование и ведение личных дел
Личное дело работника формируется после заключения трудового договора и издания приказа о его приеме на работу.
Первоначально в личное дело группируются документы, содержащие персональные данные работника, в порядке, отражающем процесс приема на работу: заявление работника о приеме на работу или заключенный трудовой договор; характеристика-рекомендация (при наличии); копия приказа о приеме на работу; расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об его правах и обязанностях в этой области; расписка работника об ознакомлении его с локальными нормативными актами организации; внутренняя опись.
Все документы личного дела подшиваются в обложку установленного образца (папка «ДЕЛО»); на обложке должны быть фамилия, имя, отчество работника.
Личному делу присваивается номер, который фиксируется в журнале учета личных дел. Номер личного дела проставляется в верхнем левом углу обложки дела.
В каждом личном деле ведется внутренняя опись, куда заносятся наименования всех подшитых документов, дата их включения в дело, количество листов, а также дата изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ, и причину изъятия. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится исключительно с разрешения руководителя организации. Внутренняя опись подписывается лицом, ее составляющим, с указанием даты составления.
Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке.
Не допускается включать в личное дело документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет) сроки хранения, например, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о семейном положении и т.п.
Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.
Копии документов об образовании заверяются личными подписями сотрудниками директора по персоналу или лица его замещающего после сверки их с подлинниками документов.
В дальнейшем личное дело пополняется документами, возникающими в процессе трудовой деятельности работника, к которой относятся:
- Аттестационные листы;
- Копии документов об утверждении в должности;
- Другие характеризующие и дополняющие материалы, перечисленные в разделе I. настоящего Положения.
Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами (например, копия свидетельства о браке).
Работник отдела кадров, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от принимаемого на работу работника документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указываемых сведений в соответствии с предъявленными документами.
III. Права и обязанности работника
Работник обязуется предоставлять персональные данные, соответствующие действительности.
Работник имеет право на:
- Полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
- Свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ;
- Определение своихпредставителейдля защиты своих персональных данных;
- Требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
- Требование об извещенииработодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
- I Учет, хранение и передача персональных данных работника
Личные дела, в которых хранятся персональные данные работников, являются документами «Для внутреннего пользования».
Личное дело регистрируется, о чем вносится запись в «Журнал учета личных дел»[3].
В бухгалтерии хранятся личные дела работников, работающих в настоящее время. Для этого используются специально оборудованные шкафы или сейфы. Личные дела располагаются в порядке согласно их номерам либо в алфавитном порядке.
После увольнения работника в личное дело вносятся соответствующие документы (заявление о расторжении трудового договора, копия приказа о расторжении трудового договора), составляется окончательная опись, само личное дело оформляется и передается для хранения.
Личные дела работников, уволенных из организации, хранятся в архиве организации в алфавитном порядке.
Личные дела уволенных работников обязаны храниться в течение 75 лет.
Приложение 1
к Положению по личным данным работника
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
№ п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | № листов дела | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
1. | Копия паспорта | ||||
2. | Копия страхового свидетельства | ||||
3. | Копия диплома | ||||
4. | Заявление о приеме на работу | ||||
5. | Приказ о приеме на работу | ||||
6. | Трудовой договор | ||||
7. | Договор о полной индивидуальной материальной ответственности | ||||
8. | Личная карточка |
Приложение 2
Расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также о его правах и обязанностях в этой области[2];