— журнала учета пропущенных и замещенных уроков;
— книги учета выдачи свидетельств об образовании и их дубликатов;
— книги учета выдачи академических справок об образовании и их дубликатов;
— рапортов замены уроков;
— справка (рапорт) по отработке консультативных занятий;
— расписание уроков преподавателя.
— книги протоколов Педагогического Совета.
Указанные выше документы, кроме личных дел обучающихся, классных журналов, журнала учета пропущенных и замещенных уроков, при смене директора Школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим директором и вновь назначенным.
- 2. Книга приказов по контингенту.
2.1. В Школы наличие и движение контингента обучающихся оформляется в Книге приказов по контингенту (далее – Книга приказов) и Алфавитной книге.
2.2. Книга приказов в Школы ведется заместителем директора по учебно- воспитательной работе.
2.3. Книга приказов является документом строгой отчетности и подлежит постоянному хранению.
2.4. В Школы, наряду с Книгой приказов ведется «Журнал регистрации приказов по контингенту обучающихся», в котором фиксируется краткое содержание приказа, порядковый номер приказа, дата приказа.
2.5. Приказы о контингенте обучающихся, с целью их систематизации и учета, формируются в дела и помещаются в отдельную папку.
При формировании дел соблюдаются следующие правила:
− группировать в дело приказы одного учебного года;
− помещать приказы в дело в хронологической последовательности (номер, дата);
− помещать в дело оригиналы приказов в одном экземпляре, хранить дела с момента заведения и до передачи их в архив Школы по месту формирования.
2.6. В Книгу приказов фиксируются приказы:
− о зачислении обучающихся (вновь принятые, прием переводом из другого образовательного учреждения, прием обучающихся из ранее отчисленных);
− об отчислении обучающихся (отчисление по различным причинам, в т.ч. переводом в другое образовательное учреждение);
− о выпуске обучающихся (после окончания полного курса обучения, по результатам итоговой аттестации);
− о переводе на другую образовательную программу;
− о смене фамилии;
− об изменении ранее изданного приказа;
− о поощрениях и по другим вопросам.
2.7. Книга приказов ведется с 1 сентября текущего года по 31 августа следующего года, нумерация приказов начинается с первого номера и ставится в возрастающем порядке.
В следующем учебном году нумерация приказов в Книге приказов начинается с первого номера.
2.8. В Книге приказов не допускаются исправления. Допущенные ошибки исправляются дополнительным приказом, вносящим изменения в исправляемый приказ.
2.9. Книга приказов служит основанием для заполнения Алфавитной книги обучающихся, а также составления статистической и бухгалтерской отчетности.
2.10. В конце учебного года Книга приказов прошнуровывается, пронумеровывается, скрепляется печатью Школы и подписью директора, и, сформированная в дело, передается в архив Школы, где хранится постоянно.
- Алфавитная книга записи обучающихся.
3.1. Алфавитная книга формируется строго в соответствии с Книгой приказов, и ведется секретарём или лицом, его заменяющим. Сведения об обучающемся заносятся в Алфавитную книгу согласно личному делу и сведениям, указанным в других документах: день, месяц, год рождения, адрес места проживания.
3.2. Алфавитная книга наряду с Книгой приказов является документом строгой отчетности и подлежит постоянному хранению.
3.3. Алфавитная книга содержит графы с 1 по 10 следующего наименования:
− графа 1 «Порядковый номер»;
− графа 2 «Алфавитный номер»;
− графа 3 «Фамилия. Имя. Отчество»;
− графа 4 «Дата рождения»;
− графа 5 «Пол»;
− графа 6 «Адрес проживания»;
− графа 7 «Дата и номер приказа о зачислении»;
− графа 8 «Наименование образовательной программы»;
− графа 9 «Срок обучения»;
− графа 10 «Дата и номер приказа о выпуске/дата и номер приказа об отчислении»;
− графа 11 «Наименование документа (свидетельства или справки) об окончании Школы»;
− графа 12 «Примечания».
3.4. Разделение Алфавитной книги на части, пропуски страниц и строк не допускается.
3.5. В графе 1 проставляются порядковые номера.
3.6. В графе 2 указываются алфавитные номера обучающихся, зачисленных на обучение в Школе. Алфавитные номера следуют в возрастающем порядке (например, алфавитный номер обучающегося № К/5, где буква «К» – это буква, на которую начинается фамилия обучающегося, а цифра «5» – это порядковый номер обучающегося, под которым он записан в Алфавитной книге в графе «1»).
3.7. В графе 3 указывается фамилия, имя, отчество обучающихся без сокращений.
3.8. В графе 4 указывается день, месяц и год рождения обучающихся. 3.9. В графе 5 указывается пол обучающегося одной буквой: для юношей – «м», для девушек – «ж».
3.10. В графе 6 указывается адрес фактического проживания обучающегося на момент поступления в Школу.
3.11. В графе 7 указывается дата и номер приказа о зачислении в ДМШ.
3.12. В графу 8 вносится наименование образовательной программы, на которую зачислен обучающийся.
3.13. В графе 9 проставляется срок обучения, предусмотренный учебным планом по данной образовательной программе.
3.14. В графе 10 указывается дата и номер приказа о выпуске (дата и номер приказа об отчислении обучающегося).
3.15. В графе 11 указывается наименование документа (свидетельства или справки) об окончании Школы, их номера и дата выдачи, отметка о получении свидетельства с отличием.
3.16. В графе 12 делаются разные отметки: движение внутри Школы, отметки о смене фамилии, отметка о выдаче личного дела обучающегося, для отчисленных обучающихся указывается причина отчисления, в случае перевода из Школы указывается наименование образовательной организации, в которую осуществляется перевод.
3.17. Если Алфавитная книга оформляется на бумажном носителе, то в ней не допускаются подчистки, помарки, исправления с помощью корректирующей жидкости. Допущенные ошибки исправляются путем вычеркивания ошибочной записи, написания правильной записи с пояснением «Исправленному верить» или «Запись ошибочна» и подписью директора Школы.
3.18. Если Алфавитная книга заполняется в электронном виде, то оформляется на листах формата А4, (в альбомном формате). Алфавитная книга, по мере заполнения, формируется в дело, распечатывается и передается в архив Школы.
3.19. В Алфавитную книгу записываются все обучающиеся Школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об обучающихся нового приема. Обучающиеся заносятся в список в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они обучаются. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи обучающегося в книге является одновременно номером его личного дела.
3.20. Выбывшими следует считать обучающихся, прекративших обучение в Школе вследствие перемены места жительства, перешедших в другую школу или иное учебное заведение, отчисленных из Школы, а также окончивших Школу. Временное прекращение учебных занятий (например, по болезни) в алфавитной книге не отмечается.
3.21. Выбытие обучающегося и окончание Школы оформляются приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в алфавитную книгу заносятся номер и дата приказа, указывается причина выбытия.
Если ранее выбывший из Школы обучающийся, отчисление которого оформлено приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего.
3.22. При использовании всех страниц Алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.
3.23. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется печатью Школы и подписью директора Школы.
- Личное дело обучающегося.
4.1. Личное дело ведется на каждого обучающегося с момента поступления в Школу и до ее окончания (выбытия).
4.2. В личное дело обучающегося заносятся:
— общие сведения об обучающемся (копия свидетельства о рождении, справка о состоянии здоровья,
— копия паспорта родителя (законного представителя),
— итоговые оценки успеваемости по классам, заверенные подписью преподавателя по специальности и печатью Школы,
— записи о наградах,
— документы, подтверждающие отсутствие на занятиях по уважительной причине.
4.3. Личные дела обучающихся ведутся и хранятся преподавателями по специальности.
4.4. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи обучающихся (например, № К/5 — означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).
4.5. Проверка личных дел обучающихся осуществляется один раз в год. В необходимых случаях число проверок может быть увеличено.
4.6. Выдача личного дела родителям обучающегося производится ответственным лицом на основании приказа «Об отчислении», заявления родителя (законного представителя).
4.7. При выдаче личного дела ответственное лицо вносит запись в алфавитной книге о выбытии, а родители или законные представители обучающегося ставят свою подпись в графе «Примечания» с пометкой «выдача личного дела».
4.8. В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, заместитель директора по учебно-воспитательной работе (далее — заместитель директора по УВР) составляет справку об обучении (или периоде обучения) с отметками за данный период.
4.9. Личные дела выпускников и не затребованные родителями передаются в архив Школы, где хранятся в течение 3 лет со дня выбытия обучающегося из Школы.
4.10. По истечении трех лет со дня выбытия обучающегося из ДМШ его личное дело уничтожается в установленном порядке.
- Классный журнал.
5.1. Классный журнал является одним из основных документов, характеризующих содержание, качество и объем педагогической нагрузки преподавателя.
5.2. Классный журнал выполняет 2 важные функции. Он является документом, отражающим этапы и результаты фактического усвоения образовательных программ обучающимися, а также представляет собой финансовый документ, на основании которого производится расчет месячной нагрузки преподавателя, концертмейстера.
5.3. От того, как журнал оформлен, зависит объективная оценка труда преподавателя по следующим критериям:
− выполнение программы по учебным предметам;
− проведение текущей и промежуточной аттестации;
− дозировка домашнего задания;
− точность в заполнении сведений о количестве уроков, пропущенных обучающимися.
5.4. Кроме того, в журнале отражается правильность оплаты за проведенные уроки, за работу в каникулярное время; правильность оплаты за замещение уроков.
5.5. В Школе действуют два вида классных журналов: журнал групповых занятий, который заполняется на каждую группу, и журнал индивидуальных занятий (далее – журнал).
5.6. Нумерация классов по срокам обучения производится арабскими цифрами, срок обучения указывается в скобках (например, 2(8) — 2-й класс по восьмилетнему сроку обучения; 1(5) – 1-й класс по пятилетнему сроку обучения).
5.7. Журнал рассчитан на один учебный год.
5.8. Все записи в журнале делаются шариковой ручкой синего цвета, аккуратно, без исправлений. Не разрешается использование на одной странице чернил разных оттенков. Исправления, сделанные в исключительных случаях (не более двух исправлений на журнал), сопровождаются записью внизу страницы «исправленному верить» в виде сноски, подписью преподавателя и заместителя директора по учебно-воспитательной работе (далее — заместителя директора по УВР) и печатью ДМШ.
5.9. Список обучающихся записывается в произвольной форме (по классам, по алфавиту, по дням недели). В клетках для оценок следует записывать только один из следующих символов: «1», «2», «3», «4», «5», «н», «н/а». Выставление в журнале оценок со знаками «плюс», «минус» допускается, другие символы не разрешаются.
5.10. Присутствие обучающихся на уроке отмечается точкой в соответствующей клетке.
5.11. Отметка «н/а» (не аттестован) может быть выставлена только в случае отсутствия у обучающегося трех текущих отметок и пропуска им более 50% занятий.
5.12. Если в течение урока выставлено более одной оценки, то они выставляются рядом в одной клеточке (без разделительных знаков).
5.13. При замещении индивидуальных занятий преподаватель (концертмейстер), проводящий замену, делает запись в Журнале учета пропущенных и замещенных уроков.
5.14. При замещении групповых занятий преподаватель, проводящий замену, записывает тему и содержание урока в правой стороне журнала, делает также запись «замещение» и ставит подпись с расшифровкой подписи (также делает запись в Журнале учета пропущенных и замещенных уроков).
5.15. В случае болезни преподавателя (концертмейстера) и отсутствии замещения, преподаватель (концертмейстер) делает запись «больничный лист» в соответствии с датами уроков, пропущенных вследствие болезни.
5.16. В случае болезни преподавателя струнных, духовых инструментов, хора, вокала замену преподавателя осуществляет концертмейстер на основании должностных обязанностей в соответствии с расписанием занятий.
5.17. Преподаватель обязан оформлять последние страницы журнала с итоговыми отметками, вносить запись «переведен в … класс», «окончил ДМШ».
5.18. Преподаватель фиксирует все изменения в списочном составе обучающихся, в том числе «выбыл», «переведен». При этом указывается дата 8 изменений, например, «выбыл с 15 октября» (указывается дата отчисления согласно приказу по контингенту).
5.19. Все репетиционные занятия по формам коллективного музицирования проводятся за пределами расписания уроков.
5.20. Во время каникулярного периода, карантина, в июне месяце (до отпуска) в графу посещаемости уроков вносится запись «методическая работа», ставится подпись преподавателя (концертмейстера).
5.21. На титульный лист журнала вносятся следующие записи:
− наименование Школы;
− наименование предмета;
− номер группы (для групповых занятий), например, 1(5), 2(8) и т.д.;
− фамилия, имя, отчество преподавателя;
— фамилия, имя, отчество концертмейстера;
− дата учебного года.
5.22. Заместитель директора по УВР систематически (не реже одного раза в месяц) осуществляет контроль за правильностью ведения журналов (27- 29 числа текущего месяца).
5.23. Директор Школы выполняет работу по расчету объема ежемесячной учебной нагрузки преподавателям и концертмейстерам, проводит основную проверку журнала 30-31 числа текущего месяца по итоговому подсчету часов за месяц.
5.24. Заместитель директора по УВР проводит инструктивные совещания по заполнению журналов обязательно в начале учебного года и в течение года – по необходимости.
5.25. Предметом контроля со стороны заместителя директора по УВР при проверке журналов могут быть следующие аспекты: − своевременность и правильность внесения записей в журнал; − регулярность выставления оценок; − правильность оформления замещения уроков; − посещаемость уроков; − изменения в списочном составе (отчисление обучающихся, перевод в другую группу и т.д.)
5.26. В конце каждого учебного года журналы, проверенные заместителем директора по УВР и подписанные директором ДМШ, сдаются в архив ДМШ. Срок хранения классного журнала составляет 5 лет. После 5- летнего хранения из журнала изымаются страницы со сводными данными успеваемости и перевода обучающихся класса, которые формируются в дела по годам и хранятся не менее 25 лет. Остальные страницы журнала уничтожаются в установленном порядке.
5.27. В журнале подлежит фиксации только то количество уроков, которое соответствует учебному плану и, соответственно, подлежит оплате. Уроков, которые не соответствуют учебному плану и не подлежат финансированию, в классном журнале быть не должно. Соответственно и отметок по этим предметам быть не должно.
5.28. Запись о проведенных уроках производится непосредственно в день проведения урока.
5.29. Преподаватели хранят классные журналы в своих кабинетах в специально отведённом для этого месте.
5.30. Журнал групповых учебных занятий применяется для контроля выполнения учебной нагрузки преподавателей, успеваемости и посещаемости обучающихся на предметах, предполагающих групповую форму обучения и заполняется следующим образом:
− Каждый лист журнальной ведомости, состоящий из двух страниц, заполняется на одну учебную группу на отчетный период, условно равный учебной четверти. Заполнение листа на две или более учебные группы возможно в случаях, если все они относятся к одному предмету, одной форме обучения (5-ти, 8-летней и т.д.) и одному классу. В этом случае лист журнала разделяется по горизонтали на несколько частей, каждая из которых представляет собой самостоятельную журнальную ведомость, заполняемую отдельно для каждой группы, обозначаемой буквами а); б); в) после указания порядкового номера класса (сольфеджио, 1 «а», 1 «б» или 1 (8), 1(5)). При этом даты занятий каждой группы указываются отдельно в графе «дата урока» в соответствии с календарным графиком на первой странице журнала. Графы «тема урока» и «домашнее задание» могут заполняться только для одной из групп.
− Дату проведения урока в журнале надлежит фиксировать только арабскими цифрами, например: 01.09.14. Даты, проставленные на развороте слева должны строго соответствовать датам, проставленным справа.
− На правой стороне листа записываются дата и тема урока в строгом соответствии с календарно-тематическим планом программы по учебному предмету.
− Количество уроков по каждой теме должно соответствовать календарно-тематическому плану и рабочей программе преподавателя по предмету. В конце каждой четверти в графе «Итоговая оценка» выставляется оценка каждого обучающегося группы за четверть. Подсчет взятых и пропущенных учеником уроков не обязателен.
− В графе «Домашнее задание» записывается содержание задания и характер его выполнения. Если обучающимся дается задание по повторению, то конкретно указывается его объем. Заполнение графы «Домашнее задание» для предметов коллективного музицирования (хор, оркестр и пр.) не обязательно.
− В том случае, когда домашнее задание не задано, на правой странице развёрнутого листа журнала, в графе «Домашнее задание» делается пометка «не задано».
− Не допускается пропуск клеточек на левой стороне развёрнутой страницы журнала, там, где выставляются текущие и итоговые оценки. Количество заполненных клеточек слева должно соответствовать такому же количеству строчек для записей тем уроков справа на развёрнутом листе журнала.
− За письменные работы в журнал выставляются оценки после их сообщения обучающимся. Отметки выставляются в колонку за то число, когда проводится работа. Четвертные отметки должны быть обоснованы, при этом в течение четверти должно стоять не менее трех отметок.
− В день проведения контрольной работы в классном журнале напротив отсутствующих обучающихся ставится «н» (не был).
Не подлежат контрольной проверке в последующие дни после контрольной работы обучающиеся, которые отсутствовали в день проведения контрольной работы по болезни или по другой уважительной причине (районные и областные олимпиады, конкурсы, командировки родителей и др.).
− Все отсутствующие обучающиеся отмечаются в конце урока.
5.31. Журнал посещаемости и успеваемости обучающихся применяется для контроля учебной нагрузки преподавателя и концертмейстера, успеваемости и посещаемости обучающихся предметов, предполагающих индивидуальную форму обучения.
− В начале журнала заполняются сведения об обучающихся: № п/п ФИО Класс, форма обучения Число, месяц, год рождения Домашний адрес, телефон, сведения о родителях
Примечание: Указание класса должно обязательно дополняться указанием формы обучения (1(5) или 3(7)).
Числа месяца указываются в хронологическом порядке, в соответствии с недельным графиком работы преподавателя. Нарушение хронологического порядка, а также пропуски вертикальных столбцов не допускаются. Праздничные дни отмечаются буквой «П» рядом с соответствующим числом. − Сведения об успеваемости и посещаемости обучающихся заполняются по месяцам (одна страница журнала соответствует одному месяцу).
− На странице должны фиксироваться следующие сведения: № п/п ФИО Класс, форма обучения Посещаемость Оценка Всего уроков Пропуски Выставляются числа месяца
− В конце журнала заполняются сведения о вызове родителей (если таковое имело место быть) и «Сводка посещаемости и успеваемости» по четвертям и за учебный год.
5.32. Четвертная и годовая оценки выставляются в следующем столбце после даты последнего урока с указанием № четверти.
5.33. Оценки за каждую учебную четверть выставляются после записи даты последнего урока по данному предмету в четверти. Одновременно с этим четвертные оценки заносятся преподавателями в общешкольную ведомость учета успеваемости обучающихся.
5.34. При выставлении переводных оценок следует отдавать предпочтение более высоким. При выставлении итоговой оценки не рекомендуется ориентироваться на средний балл, а учитывать результаты контрольных мероприятий.
5.35. По окончании учебного периода каждый преподаватель подводит итог по выполнению учебной программы. В журнале делается запись: «Всего проведено ___ уроков», а также количество пропусков обучающихся. По завершении учебного года каждый преподаватель указывает, полностью ли выполнена программа, что заверяется его личной подписью.
5.36. В выпускных классах итоговые оценки по предметам, которые обучающийся не сдает в ходе итоговой аттестации, выставляются в сводную ведомость успеваемости в мае текущего учебного года. Экзаменационные и итоговые отметки выставляются в сводной ведомости успеваемости после сдачи экзаменов.
5.37. Все медицинские справки и записки родителей по поводу отсутствия на занятиях обучающихся по тем или иным причинам хранятся преподавателем в течение всех лет обучения в личном деле обучающихся. Медицинские справки и записки родителей по поводу отсутствия детей являются важными документами, фиксирующими и объясняющими отсутствие детей в ДМШ.
5.38. Категорически не разрешается допускать к работе с журналом обучающихся. Родители имеют право ознакомиться с успеваемостью своего ребенка, отраженной в журнале, только в присутствии преподавателя либо администрации Школы.
- Ведение индивидуальных планов.
6.1. Индивидуальный план ведется на каждого обучающегося с момента поступления в Школу и до ее окончания (выбытия).
6.2. Все записи в индивидуальном плане делаются шариковой ручкой синего цвета, аккуратно, без исправлений.
6.3. Количество материала в индивидуальном плане должно быть не меньше рекомендованного минимума программ учебных предметов.
6.4. Уровень сложности должен быть приближен к программным требованиям, но определяться преподавателем соответственно возрастным и другим особенностям и способностям обучающихся.
6.5. Репертуарный план должен составляться от инструктивного материала (с указанием гамм, упражнений, этюдов) к художественному.
В начале этого списка указывается имя и фамилия композитора, затем – название пьесы.
Репертуарный список лучше располагать по возрастающей трудности и примерным срокам прохождения (разучивания) дидактического материала.
При проставлении даты начала и окончания работы над произведением указывать: число, месяц.
Рядом с датой ставиться оценка с расшифровкой (например, 5 (отлично).
6.6. Индивидуальный план может дополняться, если обучающийся успешно осваивает программу.
6.7. Индивидуальный план составляется сначала преподавателем, затем согласовывается заместителем директора по УВР.
6.8. В индивидуальных планах должна содержаться характеристика обучающегося по годам обучения. Она пишется преподавателем по окончании 12 учебного года и может быть зачитана им на переводном экзамене (зачете) при подведении итогов последнего выступления обучающегося. Характеристика обучающегося учитывается при определении оценки выступления.
6.9. Преподаватель должен проставить все оценки обучающегося по всем предметам на последней странице индивидуального плана «Успеваемость обучающихся» с последующим переносом в общешкольную ведомость.
6.10. В индивидуальный план записывается также программа выступлений обучающегося в I и II полугодиях, выставляются оценки, которые заверяются преподавателями отделения и заместителем директора по УВР.
6.11. По окончании учебного года в индивидуальных планах обучающихся должна быть сделана запись о переводе обучающегося в следующий класс.
6.12. Индивидуальный план может быть выдан обучающимся или их родителям вместе со справкой об обучении (или периоде обучения) в случае перевода обучающихся в другую образовательную организацию или переезд на новое место жительства.
6.13. Примерный план характеристики обучающегося:
− количественное и качественное выполнение программы;
− развитие обучающегося в течение учебного года:
- состояние аппарата;
- технический уровень развития ученика;
- развитие слухового контроля, качество звучания;
- умение раскрыть художественный образ;
- осмысленность исполнения;
- навыки сценической культуры.
− умение самостоятельно работать;
− задачи по развитию обучающегося на будущий год;
− отношение к занятиям по специальности и теоретическим дисциплинам.
− участие в концертах, лекциях, классных собраниях и т.д.
- Оформление общешкольной ведомости учета успеваемости.
7.1. Общешкольная ведомость систематизируется по классам отделов, заполняется в конце учебного года преподавателями.
7.2. Заполнение общешкольной ведомости проверяется заместителем директора по УВР, в конце ведомости проставляются подписи директора, заместителя директора по УВР и заверяется печатью Школы.
- Оформление журнала учета пропущенных и замещенных уроков.
8.1. Журнал учета пропущенных и замещенных уроков ведется директором Школы.
8.2. В журнал вносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании надлежаще оформленных документов (приказов по Школе, больничных листов, записей в классных журналах и т.п.).
8.3. Преподаватель, проводивший урок в порядке замещения, расписывается об этом в журнале.
8.4. Записи в журнале должны соответствовать записям в Табеле учета использования рабочего времени и подсчета заработка, подаваемом в бухгалтерию для начисления заработной платы.
8.5. Все записи в журнале учета пропущенных и замещенных уроков должны вестись четко, аккуратно, без исправлений.
- Книга учета выдачи справок, свидетельств об образовании и их дубликатов.
9.1. Основанием для выдачи справки, свидетельства об образовании является решение Педагогического совета Школы.
9.2. В книгу учета выдачи справок, свидетельств об образовании и их дубликатов вносятся следующие данные:
− учетный номер записи (по порядку);
− регистрационный номер Свидетельства (дубликата);
− фамилия, имя и отчество (при наличии) выпускника;
− год поступления и окончания Школы выпускником;
− наименование программы, по которой обучался выпускник;
− наименования учебных предметов и оценки, полученные выпускником по ним;
− фамилия, инициалы преподавателя по специальности;
− дата и номер приказа об отчислении выпускника;
− дата выдачи Свидетельства (дубликата);
− подпись лица, выдавшего Свидетельство;
− фамилия, имя и отчество лица, получившего Свидетельство;
− подпись лица, получившего Свидетельство;
− сведения о выдаче дубликата Свидетельства (регистрационный номер, дата выдачи).
9.3. Сведения о выдаче дубликата Свидетельства вносятся под очередным номером в этой же книге (номер бланка дубликата Свидетельства, дату и номер приказа о выдаче дубликата, дату выдачи дубликата, учетный номер записи выданного дубликата).
9.4. Исправления, допущенные при заполнении книги регистрации выдачи Свидетельства, заверяются директором Школы и скрепляются печатью Школы со ссылкой на учетный номер записи.
9.5. В случае временного отсутствия директора Школы записи в книге регистрации выдачи Свидетельств и исправления, допущенные при её заполнении, подписываются лицом, исполняющим в установленном порядке обязанности директора Школы.
9.6. Книга регистрации выдачи документов об обучении прошнуровывается, пронумеровывается, скрепляется печатью Школы и хранится как документ строгой отчетности.
9.7. Документы об обучении, не полученные выпускниками в год окончания Школы, хранятся в Школе до их востребования.
- Книга протоколов заседаний Педагогического Совета ДМШ.
10.1. Протоколы заседаний Педагогических Советов (далее по тексту – Протоколы) – это документы Школы, фиксирующие процессы применения управленческих решений и сами управленческие решения непосредственно внутри ДМШ.
10.2. Каждый Протокол оформляется отдельно, листы каждого протокола прошиваются, нумеруются и на последней странице скрепляются подписью директора и печатью Школы.
10.3. Протоколы, оформленные надлежащим образом, формируются в отдельное дело.
10.4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В первой (вводной) части содержится сменная информация: № протокола, дата проведения, количество присутствующих/отсутствующих, причины отсутствия. Вводная часть протокола заканчивается словами «Повестка дня».
10.5. В «Повестке дня» указывается перечень вопросов для рассмотрения участников Педагогического Совета, при этом последовательность рассмотрения вопросов выстраивается по степени их важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Указывается форма выступления (доклад, сообщение, информация и т. д.), а также фамилия, имя, отчество и должность выступающего.
10.6. Далее указывается словосочетание «Ход Педагогического Совета», который ведется в соответствии с повесткой дня. Обычно текст записи выступлений строится по схеме «Слушали — выступили — постановили (решили)», а также протоколируются вопросы и ответы.
10.7. Каждый рассматриваемый вопрос завершается решением с конкретным указанием ответственных лиц и сроков выполнения. В практике управления допускаются случаи, когда решения каждого из рассмотренных Педагогическим Советом вопросов фиксируются в конце всего текста, что не противоречит правилам ведения протоколов.
10.8. Выписка из протокола Педагогического Совета содержит следующие реквизиты:
− наименование Школы;
− название вида документа (выписка из протокола);
− дата заседания;
− Ф.И.О., должность выступающих, вопрос для обсуждения;
− Решение;
− подпись директора и печать Школы.
10.9. Нумерация протоколов производится ежегодно, первый протокол датируется началом учебного года, а последний – июнем текущего года (то есть, принцип нумерации – учебный год).
- Книга протоколов вступительных экзаменов
В книгу вносятся фамилии поступающих, прошедших процедуру отбора в образовательное учреждение (вступительные экзамены).
В графы «Слух, ритм, память» могут вписываться другие параметры поступающего: рисунок, живопись, композиция, декламация, пластический этюд, оценка за исполнение программы, растяжка и др.).
Оценки выставляются по 5-бальной системе, затем выводится средний бал.
В графу «Рекомендации приемной комиссии» вносится запись об определении (зачислении) ученика в класс преподавателя (группы, отдела, отделения).
После проведения вступительных экзаменов в конце Книги вписываются фамилии членов комиссии по индивидуальному отбору. Протокол подтверждается их подписями.
- Академическая справка обучающегося
Выдается по заявлению родителей (законных представителей), при переводе обучающегося в другое учреждение. В академическую справку вносятся оценки успеваемости за весь период обучения, краткая характеристика обучающегося.
- Расписание уроков
Составляется педагогическим работником и действует после проверки расписания заместителем директора по учебной работе и утверждения директором образовательного учреждения от указанной в расписании даты. Расписание хранится у заместителя директора по учебной работе. Об изменениях в расписании уроков педагогический работник должен незамедлительно сообщить заместителю директора по учебной работе. Новое расписание утверждается в установленном порядке.
- Рапорт на замены уроков.
Замещение уроков отсутствующего педагогического работника проводится по распоряжению руководителя, заместителя директора по учебной работе. После проведения замещения педагогический работник подает рапорт.
На основании рапорта заместитель директора вносит запись в Книгу учета педагогической нагрузки.
- Книга протоколов заседаний отдела (отделения)
Ведется секретарем или заведующим отделом (отделением). Нумерация протоколов начинается с начала учебного года.
Книга должна содержать следующие реквизиты: наименование вида документа и его порядковый номер; дата; место составления протокола; заголовок к тексту(повестка, тема); текст; подписи председателя и секретаря.
Протокол заседания строится по схеме: протокол №, дата, присутствовали, повестка( тема), слушали, выступили, постановили (решение, выводы) отдельно по каждому вопросу.
Заседание отдела (отделения) протоколируются и подписываются заведующим отделом (отделением) и секретарем.
- Справка по отработке консультативных занятий
Консультативные занятия проводятся по распоряжению руководителя. После проведения консультаций педагогический работник заполняет справку по отработке консультативных занятий.
На основании данного документа заместитель директора вносит запись в Книгу учета педагогической нагрузки (Ф-14).
- Книга регистрации академических справок.
Книга является документом обязательным для ее ведения в образовательном учреждении.
Оформление данных в книгу производит секретарь школы.
В книгу регистрации вносятся фамилия, имя, отчество получателя, номер справки, дата выдачи.