- Функции делопроизводства.
— документирование управленческой деятельности;
— документирование трудовых правоотношений;
— обработка и перемещение документов;
— регистрация документов, обеспечение документной информации, учет и анализ документооборота;
— контроль исполнения документов;
— компьютерное изготовление, копирование и размножение документов.
- Классификация документов.
5.1. Организационно-правовые документы (обеспечивают организационно-правовую деятельность СДМХШ):
— Устав;
— договор с Учредителями;
— свидетельство о государственной регистрации;
— свидетельство о государственной аккредитации;
— лицензия на образовательную деятельность;
— технический паспорт;
— коллективный договор;
— трудовой договор;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила поведения учащихся;
— правила внутреннего трудового распорядка
— положение о правилах приема
— договор с родителями;
— положение об общешкольном родительском собрании;
— положение о педсовете;
— положение о методическом совете
— должностные инструкции сотрудников СДМХШ;
— штатное расписание;
— Положение о платных образовательных услугах;
— и прочие.
5.2. Распорядительные документы:
— приказы: по личному составу; по основной деятельности;
5.3. Информационно-справочные документы:
— протоколы, акты: по факту; событию в СДМХШ; разбору конфликтных ситуаций и др.
— справки: удовлетворяющие юридические факты; об обучении учащихся в классе; о подтверждении перевода учащихся в другие образовательные учреждения; для сотрудников;
о фактах или событиях в жизнедеятельности СДМХШ;
— докладные;
— объяснительные записки;
— служебные письма;
— заявки;
— телефонограммы;
— книги регистрации входящей и исходящей документации.
5.4. Учебно-педагогические информационные документы:
— алфавитная книга записи обучающихся;
— книга движения учащихся;
— личные дела обучающихся;
— личные дела сотрудников;
— журналы учета занятий индивидуального и группового обучения;
— приказы по основной деятельности (папки, подшивки);
— книги приказов по личному составу;
— документы по аттестации сотрудников;
— книги учета бланков и выдачи свидетельств окончании СДМХШ;
— книги учета личного состава педагогических работников;
-аналитические справки по результатам проверок образовательного процесса;
— книга протоколов педсоветов;
— протоколы заседаний методического объединения и методических секций.
5.5. Документы по трудовым правоотношениям:
— приказы о приеме на работу и увольнении;
— приказы об изменении учебной нагрузки, условий труда, объема работы и др.;
— приказы на отпуск;
— приказы на поощрение
— приказы по аттестации педагогов;
— приказы по тарификации;
— ведение трудовых книжек, карточек т-2.
— приказы о направлении в командировку.
- Требования к оформлению документов.
6.1. К реквизитам документов: единство правил документирования управленческой деятельности обеспечивается применением унифи¬цированных форм документации в соответствии с требованиями. ГОСТа, а также разработанных инструкций.
6.2. К содержанию документов: оформление в виде связного текста, таблиц, графиков, анкет или в виде соединения этих структур.
6.З. К текстам документов: следование нормам официально-делового стиля речи: краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования; объективность и достоверность информации; составление, по возможности, простых (т. е. содержащих один вопрос) документов для облегчения и ускорения работы с ними; структурирование текста на смысловые части (исходя из цели и задач документа); использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.
- Организация документооборота.
7.1. В СДМХШ различаются 3 потока документов:
— документы, поступающие из других организаций (входящие);
— документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
— документы, создаваемые в СДМХШ и используемые в управленческом процессе (внутренние).
7.2. Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, использования в справочных целях:
- Входящие
- Исходящие
- внутренние.
7.З. Результаты учета и документооборота обобщаются директором СДМХШ для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
7.4. Документы СДМХШ группируются по видам, хранятся в папках с относящимися к ним приложениями.
7.5. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел и фиксируется в приказе.
- Номенклатура дел.
Включает 4 блока:
01 – канцелярия
02 — учебно-воспитательная работа
03 – кадры
04 – бухгалтерия, финансы, учёт
- Отбор документов
По окончании учебного года производится отбор документов для постоянного, временного хранения (классные журналы, протоколы педсоветов, личные дела выбывших сотрудников и т. д.), которые оформляются в дела и передаются в архив.
- Требования к хранению и применению печати.
10.1. Печать с воспроизведением Государственного герба хранится в сейфе директора.
10.2. Ответственность за ее сохранность возложена на директора СДМХШ.
Печать с воспроизведением герба ставится на документы:
- государственного образца об уровне образования (свидетельства);
- документы финансовой отчетности;
- уставные документы;
- трудовые книжки;
- характеристики, справки;
- акты сдачи-приемки и списания;
- выписки из документов школы и их копии;
- гарантийные письма и их копии;
- договоры, калькуляции и протоколы к ним;
- квитанции к приходному кассовому ордеру;
- сметы, счета и накладные;
- описи и паспорта архивов.
- Перечень документов школы, подлежащих утверждению директором:
— годовой план работы школы;
— учебный план работы школы;
— расписание уроков;
— экзаменационные материалы;
— расписание уроков, экзаменов и консультаций;
— правила внутреннего трудового распорядка сотрудников школы;
— правила внутреннего распорядка учащихся школы;
— должностные инструкции администрации, преподавателей и сотрудников школы;
— инструкции по охране труда;
— график дежурств по школе;
— положение о порядке установления доплат компенсационного и стимулирующего характера;
-протоколы педсоветов, заседаний методического совета школы.
Разработано:
___________________ ___________________ ________________
(должность) (подпись) ФИО
Согласовано:
___________________ ___________________ ________________
(должность) (подпись) ФИО
Ознакомлены:
________________ ________________ _____________ ___________
(должность) (подпись) ФИО